Es un deber de los responsables de un condominio proteger la integridad de los propietarios. Por consiguiente, según lo establecido en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, es función de los administradores de finca custodiar, a disposición de los titulares, la documentación de la comunidad a la cual los propietarios pueden tener acceso.
De ahí que; los presidentes, vicepresidentes y demás representantes de una comunidad, tengan por deber velar por la confidencialidad de la información aportada por los vecinos. Sin embargo, hay algunas excepciones con respecto al tratamiento de ciertos y específicos datos.
Con respecto a lo anterior, es común que en los condominios se realice una descripción de Actividades de Tratamiento, lo que, antes del 25 de mayo de este año en curso, era conocido como los ficheros. Esa descripción debe contar con datos diversos que abarcan desde el nombre completo de los propietarios hasta los vídeos de vigilancia. Esto indica que, los administradores de finca cuentan con una diversidad de información que se puede clasificar en: confidencial y no confidencial.
Cabe destacar que, la confidencialidad de un dato dependerá de los principios de proporcionalidad e idoneidad. Estos son piedras angulares de las normas de derechos humanos que consisten en avalar que la injerencia de un ente, privado o público, en el derecho de un individuo se haga para satisfacer una necesidad social imperiosa. Por lo tanto, el acceso de los propietarios a la documentación de una comunidad de vecinos debe estar sometido a motivos justificados, serios y objetivos.
En consecuencia, los responsables de fincas deben saber que la documentación de una comunidad, relativa a sus actividades económicas y técnicas, no es secreta y tiene que estar a disposición de los vecinos. Es importante señalar que, los datos clasificados como no confidenciales y que tienen que estar al alcance de los propietarios son los siguientes: contratos, nóminas, facturas, sentencias judiciales, algunos datos de contacto, extractos bancarios y material audiovisual (vídeos de vigilancia) siempre que estos coadyuven con el control laboral y la vigilancia del edificio.
Este manejo de documentos por terceras manos es supervisado
Sin embargo, no se puede pasar por alto que la Agencia Española de Protección de Datos a través de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal en España, ha hecho ciertas restricciones con respecto al manejo de documentos de terceros. Y es que, los representantes legales de la agencia aseguran que la cesión de cualquier dato debe hacerse bajo el consentimiento de los afectados. Por otra parte, la Ley de propiedad Horizontal exime de ese consentimiento siempre y cuando la información consultada sea adecuada, pertinente y no excesiva.
Indudablemente, la A.E.P.D. busca resguardar aquella información que no es competencia de otros propietarios fuera de los responsables de finca. Así, datos de domicilio, números telefónicos y cuentas bancarias no contribuyen con la correcta gestión y funcionamiento de una comunidad, por esta razón, el acceso a esta información debe ser restringido. Mientras que, por ejemplo, un vídeo de vigilancia no debe ser confidencial si su revisión coadyuva con la protección de los vecinos o con el control de alguna actividad laboral.
Por último, la documentación económica de un edificio se pone a disposición de los propietarios en fechas previas a una Junta General. Durante esas juntas se hace la revisión, aprobación o rechazo de cuentas y concluida la reunión, todos los datos pueden ser revisados en el despacho del administrador; mas, una vez discutidas las cuentas, no es su deber legal entregar copias de facturas.
Cabe mencionar que, el tratamiento que se le da a la información técnica es diferente a la anterior. Estos datos conciernen al estado general del inmueble, los cuales deben estar a entera disposición de los propietarios. Para la revisión de estos documentos no es necesaria una Junta General y los mismos pueden ser fotocopiados a conveniencia de los interesados.
