Los datos personales de un individuo deben ser rigurosamente protegidos. De allí que, los responsables de condominios tengan que velar por el uso adecuado de la información que poseen sobre sus vecinos en los llamados ficheros. Los ficheros serán definidos más adelante, pero ¿Existe algún ente que defienda esos datos? La respuesta es sí. Desde 1994, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) debe velar por las libertades públicas y los derechos de las personas físicas.
Cabe destacar que, esta agencia vigila el cumplimiento a cabalidad de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal en España. Por consiguiente, ante este organismo se debía inscribir los ficheros de datos personales de los propietarios de un conjunto residencial. Estos ficheros constituían un conjunto de información en los que se registraba: nombres, apellidos, números telefónicos de contacto, correo electrónico, DNI, número de cuenta, cuota de participación, entre otros.
Los ficheros son organizados por los responsables de las comunidades de propietarios para gestionar actividades relativas a la contabilidad, procesos fiscales y administrativos. También, para generar una base de datos veraz de los miembros de una comunidad. Por otra parte, los ficheros tenían que incluir los vídeos de vigilancia, el de prestadores de servicios y expedientes jurídicos. Toda esa información debía ser, obligatoriamente, inscrita ante la AEPD.
Sin embargo, esa obligación desapareció con la entrada en vigencia del Nuevo Reglamento General de Protección de Datos (25/05/2018), por ende, desde el 14 de mayo de este año los sistemas de notificación de ficheros no están operativos en la página web de la agencia. El NRGPD tomó esta iniciativa por considerar que los ficheros no mejoraban la protección de los datos personales y que se debía tomar medidas más eficaces para resguardar los datos que pudieran poner en riesgo las libertades de los usuarios.
Por lo anterior, desde entonces se ha generado dudas sobre si las comunidades de propietarios deben darse de alta en la AEPD. Esto no es así. Ahora la obligación de presentar los ficheros fue sustituida por el Registro de Actividades de Tratamiento a partir de la fecha antes expresa. Ese registro consiste en la documentación de actividades de tratamiento de datos personales, o sea, una serie de medidas que deberá tomar en cuenta el responsable del condominio para impulsar y poner a disposición de la agencia la información requerida.
¿Qué datos deben contener este tipo de altas?
Ese registro debe contener la información que se señala en el artículo 30 del nuevo reglamento. Por ejemplo: nombre y datos de contacto del responsable, fines del tratamiento, descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales, medido y técnico de seguridad, entre otras. Sin lugar a dudas, el trabajo que debe hacer el responsable del tratamiento de los datos es arduo, pero, la misma ley detalla que no es obligatoria su inscripción ante la agencia, aunque sí lo sea la minuciosidad de su descripción.
Por lo tanto, no es una obligación documentar las nuevas medidas tomadas por las comunidades de vecinos. No obstante, la A.E.P.D. ha fijado posición con respecto a la responsabilidad de los administradores de fincas, así que les obliga a cumplir, a cabalidad, las exigencias señaladas en los apartados 1 y 2 del artículo antes dicho del Nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos.
En consecuencia, no es un deber darse de alta del organismo, empero ya no es una obligación. Sin embargo, se considera prudente recomendar que, mientras más cuidado procuren los responsables de condominio sobre los datos personales de los vecinos de una comunidad, muchísimo mejor. Así, se estará evitando agravios contra la privacidad de los propietarios y reduciendo a cero las probabilidades de incurrir en un delito contra la libertad de los vecinos.
